اگر تلفن بی‌سیم یا همراه دارید، احتمالاً از آن برای تماس‌های کاری یا شغلی خود یا مصاحبه استفاده خواهید کرد.
بی‌شک، شما هم مثل بقیه مردم عاشق گپ زدن با دوستان، اعضای خانواده و دیگر عزیزان خود هستید اما تلفن منزل ابزاری برای انجام کارهای مربوط به حرفه‌تان و پیش بردن کسب و کار هم هست. وقتی باید یک تماس تلفنی مهم داشته باشید حتماً به خودتان اطمینان داشته باشید و پیامتان را منتقل کنید. نکاتی که در ادامه توضیح می‌دهیم به شما یاد می‌دهند که چطور تماس‌های کاری بهتری داشته باشید.
۱- قبل از هر چیز، یادداشت تهیه کنید
یک دفترچه یادداشت بردارید یا یک فایل word (ورد) در کامپیوتر ایجاد کنید و ابتدا نام و فامیل شخصی که با او تماس گرفته‌اید را همراه با شماره تلفن و عنوان شغلی بالای صفحه بنویسید. پس از آن، سؤالاتی که می‌خواهید بپرسید را گزینه‌وار و با اشاره به موضوع بنویسید و سعی کنید در طول تماس خود به پاسخ آنها دست پیدا کنید. لازم نیست کلمه به کلمه چیزهایی که می‌خواهید بگویید را بنویسید. نباید مثل ربات با کلمات مقطع حرف بزنید. قرار است مکالمه شما عادی و محاوره‌ای باشد نه اینکه از روی نوشته خوانده شود. فقط این نیست؛ باید یادداشت شما طوری باشد که با یک نگاه اجمالی و کلی اطلاعاتی را که لازم دارید به دست آورید. دفترچه یادداشت یا فایل ورد را در طی تماس تلفنی دم دستتان بگذارید تا بتوانید اطلاعات اضافی در طی تماس تلفنی را روی آن یادداشت نمایید تا در صورت نیاز بعداً به آنها مراجعه یا آنها را مرور کنید.
۲- چند نفس عمیق بکشید
درست قبل از تماس تلفنی، چند نفس عمیق بکشید و در مورد چیزی که می‌خواهید راجع به آن صحبت کنید و کاری که می‌خواهید انجام دهید فکر کنید. علاوه بر آن، یک لیوان آب آماده کنید تا وقتی در طی تماس تلفنی گلویتان خشک شد، راحت به آب دسترسی داشته باشید.
۳- مطمئن باشید که خیلی هم راحت نیستید
اگر با استفاده از تلفن منزل تماس کاری خود را انجام می‌دهید، نباید شلوار راحتی و تی‌شرت پوشیده باشید زیرا بیش از حد احساس راحتی می‌کنید. با اینکه ممکن است احمقانه به نظر برسد اما قبل از برقراری تماس، دندان‌های خود را مسواک بزنید، عطر بزنید. در این حالت، اعتماد به نفس شما هم بیشتر میشود.
۴- انتظار یک تماس تلفنی کوتاه را داشته باشید
بعد از معرفی خود و گفتن نام و سمت و دلیل تماس گرفتن، می‌توانید مکالمه کوتاه خود را آغاز کنید. در این حالت، مکالمه با حالتی دوستانه شکل می‌گیرد و شما راحت‌تر خواهید بود. حتماً نمی‌خواهید که مکالمات شما اجباری یا سرهم‌بندی باشد. بنابراین، از صحبت کردن در مورد آب و هوا و وضعیت جوی بپرهیزید. سؤال‌های ساده‌ای مانند “تعطیلات آخر هفته شما چطور بود؟” کفایت می‌کند. می‌توانید از کار آن فرد تعریف کنید یا خبری را که ارزش عنوان کردن دارد و در مورد شرکت یا موضوع مورد بحث در تماس تلفنی شماست بیان کنید.
۵- صحبت را به درازا نکشانید
لازم نیست در طول تماس‌های کاری خیلی پرحرفی کنید و حتماً خودتان هم نمی‌خواهید به عنوان یک فرد حراف شناخته شوید. کاملاً مشخص است که مکالمه باید در مسیر پرسیدن سؤال و پاسخ به آنها باشد. با این حال، باید به وقت طرف مقابل نیز اهمیت بدهید. اگر زیاد صحبت کنید، این احتمال وجود دارد که مخاطبتان پرحرفی شما را به ذهن بسپارد و بار دیگری که با وی تماس گرفتید، به تماس شما پاسخ ندهد زیرا می‌ترسد باز هم پرحرفی کنید و وقتش را بگیرید. این ضرب‌المثل قدیمی را آویزه گوش خود کنید: “کم گوی و گزیده گوی چون در/ تا ز اندک تو جهان شود پر”.
یک نکته ویژه:
بعد از اینکه مکالمه شما تمام شد و هر چه می‌خواستید بگویید را گفتید، حتما از مخاطب خود برای اینکه وقتش را گرفته‌اید عذرخواهی و همین طور تشکر کنید و سپس در مورد مسائلی که به توافق رسیدید و قرار بعدی برای تماس یا ملاقات حضوری را تأیید بگیرید. مثلاً بگویید:
«متشکرم از اینکه وقتتان را به من دادید. واقعاً سپاسگزارم. من تمام مدارک را آماده و برای منشی ارسال می‌کنم. منتظر دیدار شما در چهارشنبه هفته آینده هستم. عصرتان بخیر. خدانگهدار.»
این راهکارهای ساده شما را در طی مکالمه متمرکز نگه می‌دارد. مهم‌تر از همه اینکه حس خوبی در هر مخاطبی که با او صحبت می‌کنید ایجاد خواهید کرد.
