تمام دفاتر کاری و ادارات امروزی بسته به ابعاد و امکانات خود، به یک سالن کنفرانس مجهز و مدرن نیاز دارند. طراحی سالن کنفرانس به چیدن میز و صندلی و تجهیزات صدا خلاصه نمی‌شود؛ بلکه اصول و استانداردهای خاصی دارد که متخصصان طراحی داخلی به آن واقف هستند. در این مقاله ما ۷ نکته کاربردی را برای طراحی سالن کنفرانس امروزی و کارآمد ارائه داده‌ایم.
1. بر روی تجهیزات صوتی و تصویری سرمایه‌گذاری کنید
تجهیزات صوتی و تصویری اتاق کنفرانس شما باید به روز بوده و به راحتی قابل راه‌اندازی باشد. باید از قدرت کافی برای برگزاری جلسات حضوری و مجازی برخوردار باشد. در غیر این صورت سالن کنفرانس شما عملاً به فضایی غیرقابل‌استفاده تبدیل خواهد شد.
شنیده شدن صدای با کیفیت از سیستم صوتی، در تجهیز و طراحی سالن کنفرانس، اهمیت ویژه‌ای دارد. تجهیزات اصلی سیستم صوتی اتاق کنفرانس، اعم از میکروفون، فرستنده، منبع تغذیه، گیرنده، پروژکتورها، دوربین‌های گردان، آمپلی‌فایر‌های تنظیم‌کننده صدا و بلندگو‌های دیواری و سقفی را دربر‌می‌گیرد. تجهیزات جانبی شامل هاب و پورت‌های USB، نمایشگرها، سیستم ترجمه همزمان، تجهیزات ضبط صدا و تصویر و…می‌باشد.
عواملی که در کیفیت صدای داخل سالن کنفرانس موثر است شامل نحوه استقرار آمپلی فایر‌ها، میکروفون‌ها و زاویه نصب بلندگو‌ها می‌باشد.
اهمیت سیستم صوتی در طراحی سالن کنفرانس
سیستم کنفرانس صوتی، مجموعه تجهیزات صوتی است که علاوه بر میکروفون‌‌‌های معمولی امکان مشارکت در یک بحث جمعی، ترجمه همزمان و… را به تمامی حضار می‌دهد. قابلیت‌های یک سیستم صوتی استاندارد:
- نمایش تصویر سخنران در نمایشگرها
- امکان رای‌گیری از حضار
- امکان شناسایی حضار
- امکان پخش صدای همزمان در بخش‌های دیگر
- امکان ترجمه همزمان
- امکان اتصال به ویدئو کنفرانس
- ضبط صدا و تصویر و امکان به اشتراک‌گذاری اسناد
شاید بتوان گفت مهمترین کارکرد سیستم کنفرانس صوتی امکان رای‌گیری است. با استفاده از این سیستم مخاطبان، میتوانند نظر خود را در قالب رای ارائه کرده و نتیجه کلی آراء را روی نمایشگرها رویت کنند. سیستم‌های کنفرانس صوتی، براساس نوع تعامل بین کنترل مرکزی و وسایل شخص به دو نوع کابلی یا باسیم و بی‌سیم تقسیم می‌شود. اگر قصد طراحی سالن کنفرانس دارد توجه ویژه‌ای برای روی تجهیزات صوتی داشته باشید، شرکت معماری شیپ شما را قدم قدم تا رسیدن به یک فضای کاربردی و مدرن همراهی خواهد کرد.
۲. گنجایش سالن کنفرانس را در نظر بگیرید
قرار دادن ۱۵ صندلی در اتاقی که به اندازه ۱۰ نفر گنجایش دارد، آسایش، حریم خصوصی و تمرکز افراد حاضر در جلسه را مختل می‌کند. برخورد بدن افراد در محیط تنگ اتاق، حین نشستن و بلند شدن با یکدیگر در طول جلسه، آنها را خسته و معذب خواهد کرد. در صورت اصرار به قرار دادن صندلی‌های بیشتر باید تمهیدات خاصی را در نظر بگیرید. استفاده از مبلمان کم‌جا و قرار دادن فضای کافی برای رفت و آمد از جمله نکاتی است که باید در نظر داشته باشید. نکات دیگر برای طراحی سالن کنفرانس برای فضاهای کوچک عبارتند از:
- استفاده از مبلمان متحرک
- استفاده از فضاهای چندمنظوره و تلفیق فضاهای مجاور در صورت ازدیاد جمعیت (در دفاتر اداری با پلان باز این کار قابل انجام است.)
- قرار دادن اتاق‌های فرعی ( که در جلسات بزرگ، برخی از افراد بتوانند از طریق تماس تصویری جلسه را دنبال کنند.)
۳. انتخاب رنگ‌های مناسب
استفاده از رنگ سازمانی شرکت یک انتخاب‌های خوب برای طراحی سالن کنفرانس است. استفاده از یک رنگ غالب در کنار رنگ یا رنگ‌های دیگر نیز پیشنهاد خوبی است. در اینجا سلیقه شما و سبک طراحی داخلی مجموعه حرف اول را می‌زند. می‌دانیم که رنگ‌های روشن فضا را بزرگتر نشان می‌دهند و انتخاب خوبی برای سالن‌های کوچک هستند. استفاده از متریال چوب نیز علاوه بر ایجاد گرما و آرامش، فضا را تا حد مطلوبی از نظر آکوستیک ارتقا می‌بخشد.
۴. استفاده از مبلمان متحرک
امروزه ایجاد انعطاف در طراحی دفاتر کار حرف اول را می‌زند. نشستن در یک مکان خشک و بدون انعطاف برای ساعات طولانی بسیار خسته‌کننده است. در نظر گرفتن امکاناتی برای گردش افراد در فضا، تغییر جای صندلی‌ها، وارد کردن مبلمان و تجهیزات خاص به داخل اتاق و … به بهینه‌سازی هرچه بیشتر آن کمک می‌کند. با قرار دادن مبلمان سبک، قابل حمل و منعطف در سالن کنفرانس می‌توانید فضایی پویا برای برگزاری جلسات خود ایجاد کنید.
با گسترش روز افزون تکنولوژی و ادغام آن با طراحی و دکوراسیون فضا اداری و منزل را می‌توان با این ابزارها حرفه‌ای و کاربردی‌تر برخی از نمایشگرهای جدید که قابلیت جابجایی دارند و میتوانند فضای متفاوتی را فراهم کند. طراحی مفهومی از ال جی یکی از این نمایشگرها محسوب می‌شود.
۵. استفاده از نور طبیعی روز
نور مصنوعی فلورسنت، فضا را سرد و دلگیر نشان می‌دهد. از این رو طراحان داخلی بر روی استفاده بهینه از نور طبیعی روز تأکید بسیاری دارند. نور طبیعی روز به افزایش روحیه و کارایی کارمندان و حاضرین جلسه کمک کرده و فضا را بزرگتر و گرم‌تر جلوه می‌دهد. .وقتی اعضای تیم خود را در غاری تاریک و سرد زندانی کرده‌اید، نباید از آنها انتظار ایده‌پردازی‌های عالی و تمام‌عیار در جلسات طوفان ذهنی داشته باشید.
۶. ایجاد فضای آکوستیک با کمترین عامل حواس‌پرتی
پنجره‌های بزرگ برای بهره‌مندی از نور طبیعی روز بهترین گزینه هستند. اما در برخی از موارد، بسته به محدودة قرارگیری دفتر کار، ممکن است تمرکز افراد حاضر در جلسه را مختل کنند. بنابراین لازم است محل مناسبی را در دفتر کار خود برای طراحی سالن کنفرانس در نظر بگیرید. یا با استفاده از پرده‌های مخصوص و تمهیدات آکوستیک، عوامل حواس‌پرتی را کاهش دهید.
استفاده از دیوارپوش آکوستیک در سالن‌های بزرگتر از ۳۰۰ متر مربع توصیه می‌شود. برای طراحی سالن کنفرانس آکوستیک، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- استفاده از متریال‌های جاذب صوت
- ایجاد شکستگی در دیوار
- ایجاد شیب در کف
۷. در نظر گرفتن نیاز مراجعین و کارفرماها
علاوه بر در نظر گرفتن نیاز کارمندان شرکت، لازم است نیاز افرادی را که از بیرون به دفتر کار شما دعوت شده‌اند را نیز در نظر داشته باشید. آنها مهمان شما هستند و طبیعتاً فراهم کردن رضایت و آسایش آنها موضوع مهمی است. اگر می‌خواهید مذاکرات طولانی مدت خود را با شرکت‌ها و افراد دیگر همچنان داشته باشید، لازم است به هر نحوی نظر مثبت آنها را جذب کنید. در نظر گرفتن محل زندگی، فرهنگ و هر عامل دیگری که می‌تواند به مذاکرات شما کمک کند، در طراحی سالن کنفرانس دارای اهمیت است.
