با یک بررسی مختصر درباره موفق‌ترین شرکت‌های جهان و مرور دلایل موفقیت آنها می‌توان به نقاط اشتراکی رسید که یکی از آنها بی‌شک هماهنگی اعضای سازمان و حرکتشان در یک مسیر واحد است. این همسویی از طریق ارتباط مؤثر بین مدیران و کارکنان و همچنین افراد سازمان با یکدیگر است. ارتباطات کتبی و شفاهی اثربخش در محل کار به رهبری مدیر موجب شکل‌گیری تیمی منسجم‌تر و همین‌طور ایجاد اعتماد و تقویت روحیه کارکنان می‌شود که در نهایت اثر خود را به نمایش خواهد گذاشت.
با این تفاسیر می‌توان دغدغه و نگرانی شرکت‌ها درباره برقراری ارتباط صحیح در سازمان را درک کرد و به اهمیت استراتژی‌هایی که در پیش گرفته می‌شوند پی برد. در این بین سازمان‌هایی هستند که پیش‌تر به اهمیت این اصل پی برده‌اند و بر آن تأکید دارند، از جمله این شرکت‌ها گروه وطن‌زرین است که تلاش دارد کارکنان و مدیرانش در انتقال دانش، مهارت و توانایی‌ها و اطلاعات به شکلی مؤثر رفتار کنند و از این خصیصه به‌عنوان یک ارزش یاد می‌کند.
برای روشن‌تر شدن این مبحث در ادامه به چند سؤال اساسی درباره ارتباط مؤثر پاسخ داده شده است.
ارتباط مؤثر چیست؟
ارتباط در محیط کار به‌صورت کلی به معنای تبادل نظر و اطلاعات درباره کار است، اما ارتباط مؤثر فراتر از این است، در آن پیام به‌وضوح مشخص شده و گیرنده هدف آن را درک می‌کند.
هدف چنین ارتباطی صرفاً انتقال اطلاعات به اعضای تیم نیست، بلکه اطلاعات باید به روشی منتقل شود که همه آن را بفهمند، ضمن اینکه گیرنده تمام تمرکز خود را روی معنای مکالمه گذاشته و باعث می‌شود طرف مقابل توجه لازم را دریافت کند و احساس کند که درک می‌شود. علاوه بر این تبادل ایده‌ها و اطلاعات به‌طور کارآمد انجام می‌شود و کیفیت همکاری برای انجام وظایف را ارتقاء می‌دهد.
مزایای ارتباط مؤثر در سازمان شامل چه مواردی می‌شود؟
- باعث رشد بیشتر و توسعه فرهنگ سازمان می‌شود، زیرا زمانی‌که فضایی برای گفت‌وگو مهیا می‌شود، درک، همکاری و بهره‌وری هم افزایش می‌یابد.
- نوآوری را افزایش می‌دهد، چراکه در ارتباطات مؤثر از طریق اشتراک ایده‌ها و همکاری، زمینه‌ای مناسب برای نوآوری ایجاد می‌شود.
- باعث افزایش مهارت‌ها می‌شود، در واقع ارتباطات مؤثر مهارت‌هایی همچون: وضوح بیان، گوش دادن فعال، ارتباطات غیرکلامی، همدلی، توانایی حل و فصل تعارضات و قدرت مذاکره را تقویت می‌کند.
- مشارکت کارکنان را تقویت می‌کند. وقتی روابط خوبی بین مدیریت و کارکنان و همچنین بین کارمندان ایجاد شود، مشارکت بیشتری برای رسیدن به یک هدف واحد خواهند داشت.
- انگیزه کار را بهبود می‌دهد. زمانی‌که کارکنان تحت روابط مؤثر، وظایف و نقش خود را به‌درستی درک می‌کنند، انگیزه بیشتری برای انجام اقدامات لازم را خواهند داشت.
- بهره‌وری بیشتر می‌شود. به این صورت که با حصول اطمینان از اینکه اطلاعات به شیوه‌ای صحیح منتقل می‌شوند، کارمندان می‌توانند وظایف خود را با شایستگی بیشتر انجام دهند.
- درگیری‌ها و اختلافات محل کار کمتر می‌شود. از آن‌جایی که با وجود فرهنگ‌ها و باورهای متفاوت در محل کار، تضادها به‌طور طبیعی به‌وجود می‌آیند، استراتژی ارتباطات باز و سبک‌های ارتباطی اصلاح‌شده می‌تواند تعارضات را کاهش دهد.
برای برقراری ارتباط مؤثر چه اقداماتی می‌توان انجام داد؟
۱.باید از راه درست ارتباط برقرار کرد، یعنی با اطمینان از هدف، شخص و چگونگی انتقال پیام، مناسب‌ترین روش ارتباط را انتخاب کرد، به‌عنوان مثال ممکن است یک همکار ارتباط ایمیلی را ترجیح دهد و دیگری ترجیح دهد در یک جلسه حضوری شرکت کند.
۲.ارتباط دوطرفه در اولویت قرار دارد، چراکه صحبت کردن، گوش دادن فعال و بازخورد داشتن باعث می‌شود هر دو طرف بتوانند یکدیگر را درک کنند.
۳.باید روی مهارت‌های ارتباطی کار کرد. برای دستیابی به این هدف بهتر است نکاتی همچون وضوح در گفت‌وگو، حفظ ادب و احترام و همین‌طور پذیرا بودن نسبت به شنیدن افکار و ایده‌های دیگران رعایت شوند.
۴.منحصربه‌فرد بودن هر همکار پذیرفته شود. از طریق پذیرش و یادگیری سبک ارتباطی منحصربه‌فرد هر فرد، می‌توان روش‌های ارتباطی را با سبک انتخابی آن فرد تنظیم کرد و به این شکل ارتباط مؤثرتری با او برقرار کرد.
۵.حفظ تعامل فردی در بهبود روابط ضروری است. جلسات انفرادی مدیر با کارکنان احساس ارزشمندی در آنها ایجاد می‌کند و باعث تمایل بیشتر برای صحبت کردن و برقراری ارتباط می‌شود.
۶.برگزاری جلسات هفتگی را باید در برنامه قرار داد. در جلسات هفتگی کارمندان نظرات خود را بیان می‌کنند و طی آن می‌توان دستاوردها، چالش‌ها و نگرانی‌ها را بررسی کرد. این جلسات همچنین به شفاف‌سازی درباره کارهای انجام‌شده و اشتراک‌گذاری و شفاف‌سازی برنامه‌های آتی کمک کند.
۷.تیم سازی صورت بگیرد. فعالیت‌های تیم‌سازی یک محیط کاری پویا ایجاد می‌کند که در آن احساس امنیت و اعتماد به نفس افراد افزایش پیدا می‌کند. این فعالیت‌ها شامل مواردی مثل بازی کردن، قرار ناهار تیمی، قرار سینما و… می‌شود.
۸.یک برنامه برای ارتباط تیم انتخاب شود. با استفاده از چنین پلتفرم‌هایی کارمندان می‌توانند با یکدیگر در ارتباط باشند، به‌روز بمانند و در پیشبرد پروژه‌ها هماهنگ بمانند.
در نهایت باید این نکته را یادآور شد که ارتباط مؤثر همان فاکتوری است که به حفظ بهترین کارمندان برای سازمان، تجربه خوب حرفه‌ای و دستیابی به اهداف کمک می‌کند. پس باید به‌صورت مداوم روی ارتقای تعامل کار کرد و برای اجرای شیوه‌های جدید، خلاقانه عمل کرد.
