همه ما همیشه از خودمان می‌پرسیم: واقعاً ساعت‌ها و روزها کجا می‌روند؟ برای پیدا کردن جواب این سؤال، من سراغ «ردگیری زمان» رفتم. شروع کار بسیار ساده بود؛ فقط یک صفحه داشتم و در آن یادداشت می‌کردم. اما کم‌کم کارم به استفاده دائم از اپلیکیشن Clockify در دسکتاپ، مرورگر و موبایل رسید. در طول یک روز کاری شلوغ، ردگیری زمان معمولاً حس یک کار اضافه را ایجاد می‌کند، نه یک عادت آسان. اما ویژگیِ بی مزاحمت بودن Clockify باعث شد این ابزار دقیقاً به اندازه نیاز من باشد؛ یک همراه کاربردی برای دوره‌های کاری متمرکز و همچنین درمانی برای برنامه‌ریزی ضعیف من.
با اینکه این اپلیکیشن یک نسخه رایگان بسیار سخاوتمندانه دارد، اما برای من مهم‌ترین مشکلی را حل کرده است؛ ثبت دقیق زمان، بدون اینکه کار خسته‌کننده‌ای باشد.
۱. تایمر یک کلیکی Clockify ردگیری زمان را کاملاً بی‌دردسر می‌کند
ردگیری زمان همیشه برای من مثل یک کار اضافی به نظر می‌رسید. اما سادگی Clockify کمک کرد به یک روال ثابت پایبند بمانم و تقریباً ردگیری زمان را به بخشی از رفتار روزانه‌ام تبدیل کنم. دلیلش نیز طراحی ساده و هدفمند برنامه است. تنها یک دکمه Start جلوی چشمم قرار دارد و کافی است روی آن کلیک کنم تا تایمر شروع شود. این فرایند هم در نسخه وب، هم در اپ موبایل و هم در افزونه Chrome (که راحت‌ترین گزینه است) دقیقاً به همین سادگی انجام می‌شود.
در حین کار لازم نیست به دسته‌بندی‌ها یا جزئیات دیگر فکر کنم؛ بعداً می‌توانم آنها را تکمیل کنم. همین نکته ساده، دلیل اصلی تبدیل این عادت به بخشی از حافظه عضلانی من است.
۲. قابلیت Idle Detection اشتباهات را قبل از خراب شدن گزارش‌ها اصلاح می‌کند
فشردن دکمه Start آسان است، اما دکمه Stop معمولاً قربانی فراموش‌کاری ما می‌شود. بارها بدون توقف تایمر از پشت میز بلند شده‌ام یا به کارهای غیر کاری پرداخته‌ام. فردی مثل من که روی دقت داده‌ها وسواس دارد، از این شرایط متنفر است. اما قابلیت Idle Detection بارها مرا نجات داده است. هرگاه برنامه تشخیص دهد که برای مدتی غیرفعال هستم، از من می‌پرسد که آیا باید زمان Idle حذف شود یا خیر.
Clockify اعلام کرده که اگر برای X دقیقه هیچ حرکت موس یا ضربه‌ای روی کیبورد ثبت نشود، تایمر وارد حالت Idle می‌شود. تایمر همچنان ادامه پیدا می‌کند، اما آن دقایق را به‌عنوان Idle علامت‌گذاری می‌کند. وقتی دوباره فعال می‌شوم، پیام می‌پرسد که با زمان Idle چه کنم. البته باید این قابلیت را در تنظیمات نسخه دسکتاپ، ویندوز یا افزونه Chrome فعال کنید.
۳. پروژه‌ها و تگ‌ها باعث نظم‌بخشی به حجم زیاد کار من می‌شوند
من به‌عنوان یک نویسنده، کارهای مختلفی انجام می‌دهم. روز کاری‌ام ترکیبی از نگارش، ویرایش، تحقیق و برنامه‌ریزی است. برخی از این کارها زمان بیشتری می‌گیرند. Clockify با ویژگی Projects و Tags کمک می‌کند ورودی‌های زمانی را دسته‌بندی و سازمان‌دهی کنم. Projects برای کارهای بزرگ است و Tags مانند لیبل‌هایی هستند که می‌توانید به هر فعالیتی بچسبانید. Descriptions هم یادداشت‌های اضافه را ثبت می‌کنند.
۴. نمای Calendar باعث می‌شود روز کاری من قابل مدیریت‌تر شود
در یک لیست خطی، تشخیص روند کار بسیار سخت است. اما یک تایم‌لاین بصری مثل نقشه‌ای از بهره‌وری عمل می‌کند. نمای Calendar در Clockify روز من را به بلوک‌های رنگی تبدیل می‌کند و به من اجازه می‌دهد به‌سرعت متوجه بازه‌های کاری طولانی یا فاصله‌های پراکنده شوم. هر بلوک را می‌توانم بکشم یا اندازه‌اش را تغییر بدهم که سرعت پاک‌سازی تایم‌لاین در پایان روز را بیشتر می‌کند.
۵. تایمر Pomodoro داخلی به من کمک می‌کند وارد جریان کار شوم
من سال‌ها از روش Pomodoro برای غلبه بر تنبلی استفاده کرده‌ام. قبلاً یک اپ جداگانه برای آن داشتم. اما حالا تایمر Pomodoro رایگان Clockify همه چیز را یک‌جا جمع کرده است. هر جلسه پومودورو به طور خودکار ثبت می‌شود و کل زمان‌ها در یک مکان باقی می‌ماند. تنظیم فاصله‌های کار و استراحت نیز از بخش Settings انجام می‌شود.
۶. گزارش‌های هفتگی به برنامه‌ریزی واقع‌بینانه‌تر من کمک می‌کنند
ردگیری زمان گاهی داده‌هایی تولید می‌کند که واقعاً غافلگیرکننده‌اند. مثلاً فهمیدم زمان انتخاب و آپلود تصاویر برای مقاله، از زمان نوشتن خود مقاله بیشتر طول می‌کشد. چنین نکته‌هایی به من کمک کرده‌اند کارها را بهتر زمان‌بندی کنم. نمودارهای رنگی Clockify به‌تنهایی برای تنظیم اهداف هفتگی کافی هستند.
هماهنگی کامل بین تمام دستگاه‌ها
Clockify به‌طور خودکار بین دسکتاپ، وب و موبایل همگام می‌شود. من روز را با لپ‌تاپ شروع می‌کنم، با دسکتاپ ادامه می‌دهم و گاهی فقط با موبایل خارج می‌شوم. تایمر هیچ‌وقت گم نمی‌شود. این انعطاف چند دستگاهی باعث می‌شود هیچ کاری ثبت‌نشده باقی نماند.
ردگیری زمان می‌تواند دقیق و آسان باشد
Clockify امکانات زیادی دارد، اما لازم نیست از همه آنها استفاده کنید. تا امروز، من فقط از قابلیت‌های رایگان استفاده کرده‌ام. دلیل اصلی ادامه دادن من، سادگی برنامه بوده است؛ نه گستردگی امکانات آن.
