با انتشار یک تصمیم مهم در رسمینامه و ابلاغ جدید کمیته حفاظت از اطلاعات شخصی KVKK، دوران کپی گرفتن از کارت ملی میهمانان در هتلها به پایان رسید. این تغییر، نقطه عطفی در مدیریت اطلاعات شخصی در صنعت گردشگری محسوب میشود و روند پذیرش مسافر را دستخوش تحول میکند.
چرا کپی کارت ملی در هتلها ممنوع شد؟
مطابق گزارش منتشرشده و تحلیلهای مرتبط با قوانین حفاظت از داده، روش قدیمی گرفتن کپی کارت ملی، بهدلیل جمعآوری بیش از حد دادههای هویتی، دیگر با اصول KVKK سازگار نیست. این موضوع بهویژه در خصوص کارتهای ملی قدیمی که شامل اطلاعات حساسی مانند دین یا گروه خونی بودند، حساسیت بیشتری ایجاد میکرد.
KVKK اعلام میکند: «اطلاعاتی که تنها برای احراز هویت لازم است، نباید فراتر از حد مورد نیاز ثبت یا ذخیره شود».
لزوم امحای آرشیوهای قدیمی
در ابلاغیه رسمی تأکید شده است که هتلها و تمام مراکز اقامتی موظف هستند تمام کپیهای کارت ملی جمعآوریشده در گذشته را نیز بهطور کامل امحا کنند. نگهداری این اسناد، یک فعالیت پردازش داده محسوب میشود و دیگر توجیه قانونی ندارد.
چه اطلاعاتی همچنان مطابق قانون باید ثبت شود؟
با وجود ممنوعیت ثبت و بایگانی کپی کارت ملی، هتلها همچنان ملزم هستند برخی دادهها را طبق قوانین مرتبط دریافت و ثبت کنند. این دادهها برای امنیت، شفافیت مالی و رعایت الزامات قانونی ضروری هستند.
الزامات قانون «کارت هویتی» برای اقامت
مراکز اقامتی باید اطلاعات زیر را ثبت و با کارت شناسایی معتبر مطابقت دهند:
- نام و نامخانوادگی میهمان
- شماره ملی یا شماره پاسپورت
- تاریخ ورود و خروج
الزامات مالیاتی هنگام صدور فاکتور
براساس قانونهای مالیاتی، هنگام صدور فاکتور ثبت اطلاعات زیر ضروری است:
- نام و نامخانوادگی
- نشانی کامل
- شماره مالیاتی یا شماره ملی
این موارد بهصورت قانونی تعریف شدهاند و چون برای انجام وظایف رسمی کسبوکار لازم هستند، با اصول KVKK تناقضی ندارند.
تأثیر این تصمیم بر هتلها و مسافران
اقدام جدید به ارتقای امنیت داده، ایجاد اعتماد بیشتر و کاهش ریسک افشای اطلاعات کمک میکند. مهمانان میتوانند با خیال راحتتری اطلاعات خود را ارائه دهند، همچنین هتلها نیز با رعایت اصول KVKK، از جرائم احتمالی و مشکلات حقوقی پیشگیری خواهند کرد.
جمعبندی و نتیجهگیری
با اجرای این تصمیم، دوران نگهداری کپی کارت ملی در هتلها رسماً پایان یافت. هتلها از این پس تنها مجاز هستند اطلاعات ضروری را مطابق قوانین اقامت و مالیات ثبت کنند. این تغییر، گام مهمی در امنیت داده، شفافیت و استانداردسازی فرآیندهای پذیرش در صنعت گردشگری محسوب میشود.
