در بسیاری از کشورهای دنیا از جمله ایران، مکاتبات نقش اساسی در انجام شدن امور اداری و سازمانی دارند. از این رو نوشتن نامه اداری و نکاتی که برای آن ضروری است از اهمیت بسیاری بهره‌مند شده است. از طرفی بخش بزرگی از مردم به دلایل مختلف راه و روش‌های نامه نوشتن را بلد نیستند. همین موضوع موجب می‌شود نامه‌هایشان مورد بی‌توجهی قرار گرفته یا ارتباط‌شان با ادارات به درستی برقرار نشود. نرم افزار مکاتبات اداری یکی از محبوب ترین نرم افزارها در اتوماسیون اداری آوات است. در ادامه این مقاله سعی داریم نحوه نگارش نامه اداری و نکات مهم آن را به شما آموزش دهیم.
ساختار نوشتن نامه اداری
فرقی ندارد که سعی دارید نامه اداری خود را روی کاغذ بنویسید یا با استفاده از نرم افزار اتوماسیون اداری مانند آوات، چرا که نوشتن نامه‌های اداری در هر حالتی باید طبق اصول و قواعد باشد. نامه اداری ممکن است در یک اداره یا سازمان و بین بخش‌های مختلف جابه‌جا شود یا اینکه به ادارات یا سازمان‌های دیگری فرستاده شود. فرقی ندارد مقصد نامه در خود اداره فرستنده است یا اداره دیگر، چرا که نکات مهم در نوشتن نامه برای همه انواع نامه‌ها یکسان است.
در ادامه این بخش مهم‌ترین بخش‌های این گونه نامه‌ها را معرفی می‌کنیم:
- عرض ادب و احترام: اولین بخش در تمام نامه‌های اداری مورد خطاب قرار دادن گیرنده با احترام کامل است. این بخش در ظاهر اهمیت بالایی ندارد؛ اما شاید مهم‌ترین بخش در نامه‌های اداری باشد. مدیریت محترم فلان اداره یا سرکار خانم/ جناب اقای فلانی با عرض سلام و خسته نباشید و سایر جملات این‌چنینی از جمله جملاتی‌اند که می‌توانید برای شروع نامه خود استفاده کنید
- نوشتن مقدمه: شاید در صحبت‌های عادی برایتان پیش آمده باشد که درخواستی از شخصی داشته باشید. در چنین مواقعی ابتدا بهتر است سعی کنید فرد را برای ارائه درخواست خود حاضر کنید و یکباره درخواست خود را مطرح نکنید. مقدمه نامه نیز همین کار را می‌کند و ذهن خواننده را برای درخواست شما آماده می‌کند
- بخش اصلی نامه شامل پیام و درخواست نهایی: بعد از مقدمه‌چینی، نوبت به گفتن حرف اصلی می‌رسد. در این بخش باید سعی کنید درخواست خود را محترمانه، واضح، مختصر و مفید توضیح دهید. توجه داشته باشید که از گزافه‌گویی در این بخش به شدت پرهیز کنید تا نامه‌تان نتیجه عکس نداشته باشد
- نتیجه‌گیری: این بخش فرصتی برای آخرین تلاش‌های نویسنده جهت مجاب کردن خواننده به اجرای درخواست است. به بیان دیگر در این بخش باید مختصر و مفید یکبار دیگر هدف خود از درخواستتان را بیان کنید. بهتر است این بخش از همه بخش‌های دیگر کوتاه‌تر باشد تا حوصله خواننده را سرنبرد
- سپاسگزاری کردن: بعد از کامل کردن تمام بخش‌های نامه باید در انتها از خواننده برای خواندن نامه و همکاری که با شما دارد تشکر کنید. با این کار هم در ابتدای نامه و هم در انتهای آن به مخاطب خود احترام گذاشته‌اید که تاثیر فراوانی بر نتیجه دارد. پس از سپاسگزاری کردن نیز نام و نام‌خانوادگی، سمت سازمانی و امضای خود را به آخر نامه اضافه می‌کنید
نکات مهم هنگام نوشتن نامه اداری
در بخش قبلی درباره ساختار کلی نامه‌های اداری صحبت کردیم و توضیح دادیم که در هر بخش چه مطلبی توضیح داده می‌شود. علاوه‌بر رعایت ساختار کلی، متن نامه نیز همان‌طور که گفتیم از اهمیت بالایی برخوردار است. در نتیجه نکات مهمی باید هنگام نوشتن متن نامه رعایت شوند تا مشکلی پیش نیاید. در ادامه مهم‌ترین نکات را به شما توضیح می‌دهیم.
- اولین و مهم‌ترین نکته در نوشته نامه‌های اداری، لحن نوشتاری نامه است. شاید فکر کنید این مسئله چه اهمیتی دارد؛ ولی این طور نیست. نامه اداری، یک نامه محترمانه و کاملا رسمی است که باید با لحن رسمی نوشته شود. به همین دلیل باید توجه داشته باشید که از به کار بردن لحن عامیانه در نامه خود پرهیز کنید
- همان طور که قبلا گفتیم نامه اداری، نامه‌ای کاملا رسمی است و جای هیچ خطایی ندارد. به همین دلیل نباید هیچ غلط املایی یا نوشتاری در آن وجود داشته باشد. توصیه می‌کنیم بعد از اتمام نامه چند بار آن را بخوانید تا اگر غلط املایی یا نوشتاری در آن بود، کلمه مذکور را تصحیح کنید
- رعایت علائم نگارشی نیز جزو نکات مهم برای رعایت نوشتار نامه اداری است. ویرگول، نقطه و سایر علائم نگارشی نقش مهمی در معنای جملات دارند. اهمیت این نقش در بعضی از جملات آنقدر بالا است که وقتی به عنوان مثال یک ویرگول حذف یا جابه‌جا می‌شود، معنی جمله نیز به طور کامل تغییر می‌کند
- توجه داشته باشید که رسمی بودن نامه اداری به این موضوع نیز اشاره دارد که این نامه‌ها جای تهدید نیستند. در نتیجه برای رسیدن به هدف خود و مجاب کردن فرد گیرنده نباید در نامه اداری از جملاتی که حاوی توهین، فحش یا تهدید هستند استفاده کنید
- نامه‌های اداری خصوصا زمانی که بین دو سازمان رد‌و‌بدل می‌شوند، به صورت تایپ شده نوشته می‌شوند. در چنین موقعیت‌هایی باید فونت رسمی برای نامه خود انتخاب کنید و از به کار بردن فونت‌های دیگر خودداری کنید. در مواقعی که یک فرد قصد فرستادن نامه به سازمانی را دارد نیز ممکن است نامه به دو صورت تایپی یا دست نویس نوشته شود. در این مواقع نیز باید فونت رسمی برای نامه تایپی و خط خوش و خوانا برای نامه دست نویس به کار بگیرید
- در قسمت‌های بالایی نامه‌ها اطلاعاتی مانند شماره، تاریخ، پیوست‌ها و… نیز باید وارد شوند که در نامه‌های اداری باید توجه بیشتری به آنها داشته باشید
- حفظ احترام مخاطب در نامه‌های اداری از اهم موضوعات است. به همین دلیل باید درباره مخاطب قرار دادن خواننده به سمت او و خودتان توجه ویژه‌ای داشته باشید. در صورتی که شخص مخاطب نسبت به شما سمت بالاتری دارد، بهتر است از جمله به استحضار می‌رساند استفاده کنید. برای اشخاصی که سمت مساوی و هم رده شما دارند نیز جمله به آگاهی می‌رساند جمله مناسبی است. در مقابل برای افرادی که سمت پائین‌تری نسبت به شما دارند و اصطلاح زیر دست‌اند نیز بهتر است جمله به اطلاع می‌رساند را به کار ببرید
- گاهی پیش می‌آید که می‌خواهید پاسخی برای نامه‌ای اداری بنویسید. در چنین مواقعی لازم است حتما به این موضوع اشاره کنید و اعلام کنید که این نامه، پاسخ فلان نامه است. اضافه کردن اطلاعات نامه را فراموش نکنید تا مشخصا نامه مورد نظرتان را پیدا کنند
- در زمان‌هایی که قصد دارید نامه‌ای از اداره خود به اداره یا سازمان دیگری بفرستید حتما نام سازمان مبدا و سازمان گیرنده را درج کنید. با این کار جلوی ارسال اشتباه نامه گرفته می‌شود و اگر باز هم اشتباهی رخ داد، راحت‌تر می‌توان نامه را به دست گیرنده اصلی یا فرستنده رساند
سخن آخر
نامه اداری، نامه‌ای کاملا رسمی است که نوشتن آن آدابی دارد. در این مقاله می‌توانید مهم‌ترین نکاتی که باید در نوشتن نامه اداری رعایت کنید را مطالعه کنید.
سوالات متداول
می‌توانیم با گزافه گویی و بزرگ‌نمایی پاسخ بهتری از نامه اداری خود به دست آوریم؟
خیر گزافه گویی موجب تاثیر منفی بر نامه‌های اداری می‌شود.
