• دانش و فن
    • اپراتورها و وب
    • موبایل و تبلت
    • برنامه و نرم افزار
    • دنیای بازی
    • گوناگون
  • اقتصاد
    • خودرو
    • اقتصاد بین الملل
    • بازارها
    • بانکداری و تجارت الکترونیک
    • وبگردی
    • رپورتاژ
  • سبک زندگی
    • سلامت
    • تغذیه
    • آشپزی
    • طبیعت
    • خلاقیت
    • حیوانات
  • گردشگری
    • سفر و گردشگری
  • فرهنگ و هنر
    • سینما و تئاتر
    • رادیو و تلویزیون
    • صنایع دستی
    • کتاب و مجله
  • چند رسانه‌ای
    • عکس
    • ویدیو
    • کاریکاتور
    • خودمونی
    • همیاری
مجله اینترنتی فوت و فن | Footofan.com
  • ۱۵, خرداد ۱۴۰۲
  • تبلیغات
  • تماس با ما
مجله اینترنتی فوت و فن | Footofan.com
  • دانش و فن
    • اپراتورها و وب
    • موبایل و تبلت
    • برنامه و نرم افزار
    • دنیای بازی
    • گوناگون
  • اقتصاد
    • خودرو
    • اقتصاد بین الملل
    • بازارها
    • بانکداری و تجارت الکترونیک
    • وبگردی
    • رپورتاژ
  • سبک زندگی
    • سلامت
    • تغذیه
    • آشپزی
    • طبیعت
    • خلاقیت
    • حیوانات
  • گردشگری
    • سفر و گردشگری
  • فرهنگ و هنر
    • سینما و تئاتر
    • رادیو و تلویزیون
    • صنایع دستی
    • کتاب و مجله
  • چند رسانه‌ای
    • عکس
    • ویدیو
    • کاریکاتور
    • خودمونی
    • همیاری
  • دنبال کن
    • Facebook
    • Twitter
    • Linkedin
    • Pinterest
    • Instagram
    • Tumblr
    • Reddit
اسنادتان PDF باشد بهتر است یا کاغذی؟
گوناگون

اسنادتان PDF باشد بهتر است یا کاغذی؟

۲۸, دی ۱۳۹۵ سعیده اکبری

در همین رابطه

کار در دفتر ممکن است به سلامت شما آسیب برساند
آموزش icdl رایگان pdf

همه اسناد اداری یا حتی شخصی خود را دیجیتال کنید.

زندگی اداری، یعنی همان صبح تا غروبی که در یک اتاق محصور شده‌اید، گاهی می‌تواند خیلی عذاب‌آور و کلافه‌کننده باشد؛ مخصوصاً وقتی چیدمان  و دکوراسیون به اختیار شما نیست و قوانین خاصی برای فضای اداره یا شرکت در نظر گرفته شده است. همه اینها به کنار! وقتی که مدیریت اسناد هم با شما نباشد دیگر واقعاً کفرتان درمی‌آید و شما می‌مانید با یک دنیا کاغذ! استفاده از پرینتر همراه با کارتریج جوهری برای چاپ صفحات مفید است اما این مسئله را هم باید در نظر گرفت که پرینترها به هزینه‌های دیگری برای نگهداری و تعمیرات نیاز دارند. مهم‌تر از همه اینکه باید به مدیریت و ذخیره ورق‌های کاغذ نیز توجه داشت. همین‌ کاغذها خودشان مشکل‌ساز هستند. در ادارات و شرکت‌های مدرن، ابزار دیجیتالی مانند تبلت و PDF (پی.دی.اف) جایگزینی مناسب برای کاغذهای فیزیکی هستند. البته هر دو رویکرد کاغذ و پی.دی.اف مزایا و معایب خاص خودشان را دارند که در این مطلب قصد داریم به آنها بپردازیم.

هزینه

temp

با کاهش قیمت‌ها، خرید کارتریج‌های جوهری مثل چند سال پیش خیلی گران نیستند. فروشگاه‌ها و دیگر مراکزی که جوهر را با تخفیف به مشتری می‌دهند، بهترین و ساده‌ترین راه برای خرید کارتریج ارزان برای پرینتر اداره یا شرکتی هستند که در آن کار می‌کنید. بدین ترتیب، هزینه نگهداری پرینتر در دفتر کارتان در منزل یا شرکت خیلی دردسرساز و گزاف نیست. علاوه بر هزینه کارتریج جوهری، چاپگرها در صورت استفاده مکرر کارمندان نیاز به پر کردن مداوم کاغذ نیز دارند. مخصوصاً اگر لازم باشد چندین صفحه چاپ کنید، ممکن است به سرعت کارتریج پرینتر را خالی یا مقدار زیادی کاغذ مصرف کنید. استفاده از اسناد دیجیتال تمام این هزینه‌ها را کم می‌کند و در سرمایه‌ای که شما در شرکت یا اداره خود خرج می‌کنید می‌کاهد.

راحتی و آسایش

mp9003993501

شلوغی، آشفتگی یا بی‌نظمی برای هر کارمندی در اداره می‌تواند مشکل‌ساز باشد. بعد از جلسات و پروژه‌های زیاد، روی میز کار شما پر از کاغذ می‌شود و تبدیل به تپه‌ بزرگی می‌شود که شاید نتوانید جلوی میزتان را ببینید. وقتی اسناد اداری را دیجیتال کنید، فایل‌ها با سرعت بیشتری مدیریت می‌شوند. اگر فرض را بر این بگیریم که بیشتر کارمندان اداره از لپ‌تاپ یا کامپیوتر استفاده می‌کنند، استفاده از اسناد پی.دی.اف برای توزیع اسناد قبل از جلسه خیلی راحت‌تر خواهد بود. به جای اینکه دفترچه راهنمای جلسه به کارمندان و حضار دیگر در جلسه بدهید، همه کارمندان شما می‌توانند فایل اسناد را در لپ‌تاپ خود باز کنند و در طول جلسه آن را مشاهده نمایند. وقتی اسناد شما ابعاد بزرگتری دارد، مثلاً پی.دی.اف‌های بزرگ هستند، پلت‌فرم‌های دیجیتالی مانند تبلت و لپ‌تاپ به شما امکان زوم کردن و کوچک کردن فایل را می‌دهند.

یادداشت‌برداری و حاشیه‌نویسی

maxresdefault

همان طور که گفته شد، رویکردی که تماماً دیجیتال باشد به جز مزایا، معایبی هم دارد؛ مخصوصاً برای آنهایی که در اداره آموزش می‌بینند یا تازه‌کار هستند. اینجاست که دیگر تکیه بر فرمت‌هایی مثل پی.دی.اف برای کسب‌وکار فایده‌ای ندارد و اصلاً به دردتان نمی‌خورد. بدون دستگاه‌هایی مانند تبلت، کتابخوان الکترونیک یا تبلت پی.سی، حاشیه‌نویسی اسناد و یادداشت نوشتن در گوشه و کنار صفحات سخت خواهد بود. با هزینه‌های کم در پرینترهای کارتریج جوهری، نگهداری از پرینتر جوهری یا پرینتر کوچک روشی برای کنار آمدن با کارمندان تازه‌کار و متحمل شدن کمترین میزان هزینه است.

همچنین، چاپگری که کارتریج جوهری دارد یک وسیله ارزشمند برای اهداف دیگر است. مثلاً، اگر کارمندان شما با مشتریانی برخورد می‌کنند که می‌خواهند اسناد را با خود به خانه ببرند، چاپگر می‌تواند نسبت به ایمیل مفیدتر و کاربردی‌تر باشد.

خلاصه این که چاپگرها و پلت‌فرم‌های دیجیتال گزینه‌های متنوعی برای محیط‌های اداری مدرن هستند. البته، هر کدام نقاط قوت و ضعف خاص خودشان را دارند. به نظر ما، پرینتر جوهری در محیط‌های اداری می‌تواند خیلی کاربردی‌تر و ارزشمندتر از اسناد دیجیتال باشد.

 

 

  • برچسب ها
  • اداره
  • اسناد
  • PDF
  • پرینتر
  • پی.دی.اف
  • چاپگر
  • دیجیتال
  • شرکت
  • کارمند
  • کاغذ
  • مشتری
Facebook Twitter LinkedIn Pinterest Tumblr VKontakte WhatsApp

سعیده اکبری

خسته از تدریس زبان انگلیسی، پا به بازاری گذاشتم که در آن نوکیا با N97 mini خود فرمانروایی می‌کرد و سامسونگ با کوربی‌های لمسی و رنگارنگش تازه پا به میدان رقابت گذاشته بودند؛ بازاری که هنوز تب آیفون 3G در آن داغ بود و مدل 3Gs آن دست یک عده افراد خاص بود؛ ال‌جی شکلات بلندقامتش را تبلیغ می‌کرد و سونی اریکسون قدیم با مدل‌های واکمن خود بازار را تصاحب کرده بود. از آن زمان تا کنون، من مانده‌ام و دنیایی رو به تحول و اطلاعاتی که هر روز تکمیل‌تر می‌شود؛ دنیایی از مجلات و وب‌سایت‌ها که برایم در حکم یک دانشگاه است؛ دانشگاهی بدون امتحان! چه شود! هم می‌نویسم، هم یاد می‌گیرم و هم ذهنی عاری از دغدغه آزمون‌های پایان ترم و حضور و غیاب دارم! شاید روزی حتی فکرش را هم نمی‌کردم که خود را تافته در لابه‌لای الیاف فناوری‌ها و اخبار روز آی.تی ببینم که هر روز رنگ عوض می‌کند و از آنچه آرزویش را داشتم یک دنیا فاصله بگیرم. اما حالا با ذوق و شوق و عاری از تعصب، سوار بر قطار فناوری، می‌روم تا ببینم به کجا می‌رسم! تحصیلات: کارشناسی مترجمی زبان انگلیسی و کارشناسی ارشد زبانشناسی

مطالب مرتبط

کار در دفتر ممکن است به سلامت شما آسیب برساند سبک زندگی
۲۴, اردیبهشت ۱۴۰۲

کار در دفتر ممکن است به سلامت شما آسیب برساند

آموزش icdl رایگان pdf وبگردی
۲۶, فروردین ۱۴۰۲

آموزش icdl رایگان pdf

برچسب اموال چیست؟ رپورتاژ
۱۶, اسفند ۱۴۰۱

برچسب اموال چیست؟

پاسخ بدهید لغو پاسخ

مطالب مرتبط
۲۴, اردیبهشت ۱۴۰۲

کار در دفتر ممکن است به سلامت شما آسیب برساند

۲۶, فروردین ۱۴۰۲

آموزش icdl رایگان pdf

۱۶, اسفند ۱۴۰۱

برچسب اموال چیست؟

۲۲, خرداد ۱۴۰۱

کاغذ و دفتر

۱۶, شهریور ۱۴۰۰

باشگاه مشتریان با الماس کار

۲, شهریور ۱۴۰۰

همراه اول حامی اولین جشنواره دانشگاه تهران دیجیتال

۲۴, آبان ۱۳۹۹

استراتژی داده محور در حوزه کسب و کارهای دیجیتال نقد و بررسی شد

۲۸, مهر ۱۳۹۸

کارگاه آموزشی آنتن مرکزی هاتف الکترونیک

۱۶, تیر ۱۳۹۸

رشد مجدد موها با استفاده از پرینترهای ۳ بعدی

۲۸, دی ۱۳۹۶

نمایشگاه نقاشی دیجیتال سامسونگ موبایل افتتاح شد

۱۵, تیر ۱۳۹۶

آیا مدیر باجذبه موفق‌تر است؟

۴, تیر ۱۳۹۶

فوت‌وفن تعمیر پرینتری که جوهرش خشک شده است

۱۰, اردیبهشت ۱۳۹۶

چگونه فایل‌های PDF را به WORD تبدیل کنیم؟

logo-samandehi
  • ارسال مطلب
  • تبلیغات
  • تماس با ما
  • درباره ما
  • بازگشت‌به‌بالا
کپی کردن بخش یا کل مطلب از فوت و فن تنها با لینک به آن مطلب و درج نام فوت و فن امکان‌پذیر است.
Produced by Footofan © 2010 - 2023