یکی از چالش‌های مهم مدیران در حوزه فناوری اطلاعات و مدیریت سازمان، انتخاب ابزار مناسب برای بهینه‌سازی فرآیندهای کاری است. بسیاری از مدیران سازمان‌ها از خود می‌پرسند که آیا راه‌حل‌های مرسوم مثل ERP یا CRM برای نیازهایشان کافی است یا خیر. در این میان، سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب‌وکار (bpms.rayvarz.com) به عنوان مکملی جدید مطرح شده‌اند که بر طراحی، مدل‌سازی و اتوماسیون گردش کارها متمرکز هستند. به عنوان مثال، در ایران نرم افزار BPMS رایورز نمونه‌ای از این دسته راهکارهاست که امکان طراحی و اجرای پیشرفته فرآیندهای سازمانی را فراهم می‌کند. در ادامه، BPMS و دو سامانهٔ دیگر را بررسی می‌کنیم تا تفاوت‌ها و مزایای هر یک را بهتر درک کنیم.
نرم‌افزار BPMS رایورز چیست؟
سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار (BPMS) مجموعه‌ای از نرم‌افزارها و ابزارهایی است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای خود را بهبود دهند و اتوماسیون کنند. به عبارت دیگر، BPMS یک راهکار مدیریتی برای بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار از طریق تعریف، طراحی، اجرا و تحلیل فرآیندها محسوب می‌شود. این سیستم‌ها معمولاً دارای ابزارهای مدل‌سازی گرافیکی گردش کار، اجرا و نظارت خودکار روی مراحل فرآیند و گزارش‌گیری دقیق از وضعیت کارها هستند. بدین ترتیب، BPMS می‌تواند در هر سازمانی به‌کار رود و انعطاف‌پذیری بالایی برای تغییر و بهبود فرآیندها ارائه دهد.
سیستم‌های BPMS با فراهم آوردن امکان طراحی مجدد و اتوماسیون فرآیندها، می‌توانند کارایی و هوشمندی سازمان را افزایش دهند. به‌عنوان مثال، یکی از گزارش‌ها می‌گوید که اجرای BPMS موجب ارتقای بازدهی سازمان می‌شود و امکان سفارشی‌سازی گردش کارها را فراهم می‌کند. همچنین BPMS قابلیت اتصال به دیگر سیستم‌های سازمان مثل CRM و ERP را دارد که در نتیجه اطلاعات از طریق این سامانه‌ها به‌صورت یکپارچه در جریان می‌افتد. در کل، هدف اصلی BPMS تسهیل همکاری بین کاربران در اجرای فرآیندها، مشاهده وضعیت لحظه‌ای کارها و بهبود مداوم عملکرد سازمان است.
نرم‌افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) چیست؟
نرم‌افزار ERP (Enterprise Resource Planning) راهکاری جامع است که منابع مختلف سازمان اعم از مالی، انسانی، انبار و زنجیره تأمین را مدیریت و یکپارچه می‌کند. این سامانه‌ها معمولاً شامل مجموعه ماژول‌های از پیش‌طراحی‌شده برای وظایف گوناگون مانند حسابداری، خرید و فروش، تولید و مدیریت منابع انسانی هستند. یکی از نقاط قوت ERP، ذخیره‌سازی تمام اطلاعات کسب‌وکار در یک پایگاه داده مشترک است که موجب کاهش دوباره‌کاری و بهبود گزارش‌دهی می‌شود. بر اساس یک تحلیل، ERP بیشتر بر روی فعالیت‌های پشتیبانی و مرکزی سازمان (فعالیت‌های back-end) مانند برنامه‌ریزی پروژه، مدیریت زنجیره تأمین و حسابداری تمرکز دارد تا فرآیندهای کاری روزمره front-end.
به بیان دیگر، ERP با به اشتراک‌گذاری داده‌ها و همگام‌سازی واحدهای مختلف، به سازمان اجازه می‌دهد تا فرایندها را برای کاهش هزینه و زمان کارآمدتر کند. برای مثال، یک منبع توضیح می‌دهد که ERP بخش‌های متفاوت یک شرکت را با هم یکپارچه می‌کند تا انسجام و نظم بیشتری در عملیات کسب‌وکار ایجاد شود. این سیستم‌ها به‌طور کلی برای سازمان‌هایی با نیازهای پیچیده به دادهٔ متمرکز و تحلیل گزارش‌ها کاربرد دارند.
نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) چیست؟
نرم‌افزار CRM (Customer Relationship Management) بر مدیریت تعاملات سازمان با مشتریان و بهبود تجربه آنها متمرکز است. این سامانه‌ها اطلاعات تماس، سابقه خرید و ارتباطات مشتریان را ذخیره و فرآیندهای فروش و پشتیبانی را مدیریت می‌کنند. به‌عنوان نمونه، یک تحلیل اشاره می‌کند که CRM شامل فرآیندهای فروش و خدمات پس از فروش می‌شود و با ارائه قابلیت‌هایی برای ردیابی فرصت‌های فروش و پیگیری درخواست‌های مشتری، رضایت مشتری را ارتقا می‌دهد. همچنین CRM با جمع‌آوری و تحلیل داده‌های مشتریان به تیم‌های بازاریابی و فروش کمک می‌کند تصمیمات بهتری بگیرند و نرخ تبدیل سرنخ‌ها به فروش را افزایش دهند. به عبارت دیگر، CRM بیشتر به فعالیت‌های front-end از جمله ارتباط سازمان با مشتریان بالقوه و بالفعل می‌پردازد، درحالی‌که ERP روی فعالیت‌های مالی و لجستیک تمرکز دارد.
مقایسه عملکرد BPMS، ERP و CRM
در یک نگاه اجمالی، هر سه سیستم BPMS، ERP رایورز به ادرس سایت bpms.rayvarz.com و CRM برای افزایش کارایی سازمان طراحی شده‌اند اما از جنبه‌های متفاوتی به کسب‌وکار می‌نگرند. جدول زیر برخی از ویژگی‌های کلیدی هر یک را نشان می‌دهد:
| ویژگی / نرم‌افزار | BPMS | ERP | CRM |
|---|---|---|---|
| تمرکز اصلی | طراحی، مدل‌سازی و بهبود فرآیندها | یکپارچه‌سازی منابع و داده‌های بخش‌های مختلف سازمان | مدیریت ارتباطات با مشتریان و افزایش فروش |
| وظایف نمونه | ایجاد و اجرای گردش‌کارهای سفارشی (تایید، کارتابل و…) | مدیریت حسابداری، انبار، تولید و منابع انسانی | مدیریت سرنخ‌های فروش، پیگیری فاکتورها، پشتیبانی مشتری |
| مقیاس مناسب | متوسط تا بزرگ، در هر سطح بلوغ سازمان | سازمان‌های بزرگ با فرآیندهای پیچیده | کسب‌وکارهای با حجم مشتری بالا (صنایع فروش و خدمات) |
| گرافیک/گزارش‌دهی | گزارش‌های گرافیکی از وضعیت فرآیندها | داشبوردهای جامع مالی و عملیاتی | گزارش‌های فروش، کمپین‌ها، شکایات مشتری |
| یکپارچه‌سازی | اتصال به CRM و ERP و سایر سیستم‌ها | ادغام ماژول‌های مختلف (مالی، فروش، زنجیره تأمین و…) | تعامل با سیستم‌های بازاریابی و فروش (درگاه‌های آنلاین و…) |
| مدیران و کاربران | مدیران فرآیند، کاربران اجرایی، تحلیل‌گران | مدیران مالی، مدیران عملیاتی، کارکنان اجرایی | تیم بازاریابی، تیم فروش، پشتیبانی مشتری |
از جدول بالا مشخص است که هر سیستم پاسخگوی بخشی از نیازهای یک سازمان است. به عنوان مثال، BPMS به ادرس bpms.rayvarz.com به مدیران امکان می‌دهد تا فرآیندهای کسب‌وکار را به‌صورت ریزبینانه طراحی و نظارت کنند، در حالی که ERP وظیفه همگام‌سازی داده‌های مالی و منابع را بر عهده دارد و CRM امکانات ویژه‌ای برای ارتباط با مشتریان ارائه می‌کند. در بسیاری از سازمان‌ها استفاده هم‌زمان این ابزارها سودمند است. برای نمونه، یک مقاله اشاره می‌کند که اگر BPMS رایورز و ERP درست یکپارچه شوند، BPMS خودکارسازی فرایندها را انجام می‌دهد و ERP تمرکز روی ذخیره و تحلیل داده‌ها را برعهده می‌گیرد، در نهایت این دو سیستم می‌توانند یکدیگر را تکمیل کنند. به‌عبارت دیگر، BPMS بخشی از خلاهای ERP را پوشش می‌دهد و بالعکس.
اهمیت شناخت تفاوت‌ها برای مدیران سازمان‌ها
برای مدیران سازمان‌ها آگاهی از تفاوت‌های میان این سامانه‌ها نقش مهمی در انتخاب ابزار مناسب دارد. به عنوان مثال، اگر تمرکز اصلی یک شرکت بر بهبود فرایندهای داخلی باشد، BPMS راهکار موثرتری نسبت به ERP یا CRM خواهد بود. برعکس، زمانی که هدف افزایش فروش و ارتباط نزدیک با مشتریان باشد، CRM حرف اول را می‌زند. در عمل ممکن است کسب‌وکارها از ترکیبی از این سیستم‌ها بهره ببرند؛ به این صورت که داده‌های مشتری در CRM جمع‌آوری شود و جریان عملیات داخلی از طریق BPMS خودکار شود، ضمن این که تمام اطلاعات در ERP مرکزی شود. در نتیجه می‌توان گفت هر یک از این نرم‌افزارها نقش مکمل یکدیگر را در سازمان ایفا می‌کنند. برای تصمیم‌گیری درست، مدیران باید پیش از هر چیز ابتدا اهداف استراتژیک سازمان را مشخص کنند و سپس سامانه یا ترکیبی از سامانه‌ها را انتخاب کنند که بهترین همخوانی را با آن اهداف داشته باشد.
در نهایت، اگرچه تمرکز هر سامانه متفاوت است، هدف نهایی همگی افزایش کارایی و سودآوری سازمان است. بررسی یک راهکار عملی نشان می‌دهد که نرم افزار BPMS رایورز به ادرس bpms.rayvarz.com با تکیه بر همین فلسفه طراحی شده تا شکاف‌های بین CRM و ERP را بپوشاند. این نرم‌افزار ایرانی می‌تواند مثالی از ابزار BPMS باشد که قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر سیستم‌های سازمانی را دارد. از این رو مدیران سازمان‌ها می‌توانند با مقایسه قابلیت‌ها و قیمت‌ها، بهترین گزینه را برای خود انتخاب کنند.
سوالات متداول
تفاوت اصلی BPMS و ERP چیست؟
سیستم BPMS رایورز و ERP هر دو برای افزایش کارایی سازمان طراحی شده‌اند اما رویکرد متفاوتی دارند. ERP روی منابع سازمان متمرکز است و بخش‌های مالی، تولید و انسانی را یکپارچه می‌کند؛ در حالیکه BPMS صرفاً بر گردش کارها و فرآیندهای کسب‌وکار تمرکز دارد و امکان سفارشی‌سازی دقیق آنها را فراهم می‌کند. به عبارت دیگر، ERP مانند یک بستر از پیش‌ساخته است که داده‌های عملیاتی را مدیریت می‌کند، اما BPMS این امکان را می‌دهد که سازمان خود فرآیندها را طراحی و تغییر دهد. بنابراین BPMS را نمی‌توان جایگزین کامل ERP دانست بلکه بیشتر مکمل آن محسوب می‌شود.
تفاوت BPMS و CRM چیست؟
BPMS و CRM نیز در هدف متفاوتند. همانطور که اشاره شد، CRM بیشتر بر ارتباط با مشتریان و پشتیبانی از فروش تمرکز دارد و اطلاعات مشتریان و تعاملات با آنها را مدیریت می‌کند. در مقابل، BPMS درون سازمان را هدف می‌گیرد و بهبود جریان داخلی کار و گردش اسناد را تسهیل می‌کند. به طور خلاصه، BPMS به‌دنبال خودکارسازی و بهبود فرآیندهای کاری در داخل سازمان است، در حالی که CRM فرایندهای مربوط به مشتری و فروش را مدیریت می‌کند.
قیمت نرم افزار BPMS چقدر است؟
قیمت نرم‌افزار BPMS بسته به نوع محصول، امکانات و سیاست فروش شرکت‌ها متفاوت است. برخی راهکارهای متن‌باز BPMS (مانند Bonita یا Camunda) به‌صورت رایگان قابل دانلود و استفاده هستند ولی برای پشتیبانی یا نسخه‌های سازمانی هزینه دریافت می‌کنند. نرم‌افزارهای BPMS ایرانی معمولاً با لایسنس‌های یکپارچه یا اشتراکی عرضه می‌شوند و قیمت آنها به عواملی مانند تعداد کاربران، تعداد فرآیندهای پشتیبانی‌شده و سطح خدمات پشتیبانی بستگی دارد. به طور کلی، تهیه BPMS برای سازمان‌های متوسط و بزرگ مقرون‌به‌صرفه است و بسیاری از تولیدکنندگان بسته‌های متنوع قیمتی ارائه می‌دهند. برای تعیین هزینه دقیق، باید با فروشنده یا ارائه‌دهنده BPMS تماس گرفت و نیازهای سازمان را مشخص کرد.
چگونه می‌توان نرم‌افزار BPMS را دانلود کرد؟
برای شروع کار با BPMS، معمولاً نسخه‌های آزمایشی یا دمو از سوی شرکت‌های تولیدکننده منتشر می‌شود. به عنوان مثال، وب‌سایت‌های رسمی نرم‌افزارهای BPMS مانند Bonita BPM، Bizagi و Camunda امکان دانلود رایگان نسخه Community را فراهم کرده‌اند (در یک بررسی آمده است «با دانلود نرم افزار BPMS بونیتا امکان طراحی بصری گردش کارها… فراهم می‌شود»). همچنین برخی شرکت‌های ایرانی نسخه‌های آزمایشی سامانه‌های BPMS خود را به‌صورت رایگان عرضه می‌کنند. برای دانلود، کافی است به وب‌سایت رسمی تولیدکننده مراجعه و پس از ثبت‌نام، فایل نرم‌افزار را دریافت کرد.
منابع آموزش نرم افزار BPMS چیست؟
برای آموزش BPMS منابع متعددی وجود دارد. شرکت‌های تولیدکننده معمولاً مستندات و دوره‌های آنلاین ارائه می‌کنند. به عنوان نمونه، فراگستر در سایت خود، مجموعه مقالاتی تحت عنوان «آموزش نرم افزار BPMS» منتشر کرده است که از معرفی کلی سیستم تا مفاهیم پیشرفته را پوشش می‌دهد. علاوه بر آن، دوره‌های آموزشی ویدیویی در پلتفرم‌هایی مثل آپارات یا یوتیوب وجود دارد که شیوه کار با ابزارهای مختلف BPMS را آموزش می‌دهند. شرکت در کارگاه‌های آموزشی حضوری یا وبینارهای تخصصی و مطالعه راهنمای کاربری (Documentation) نرم‌افزارهای BPMS نیز روش‌های مفیدی برای تسلط بر این سامانه‌ها هستند.
این مطلب صرفا جنبه تبلیغاتی داشته و فوت و فن هیچ مسئولیتی را در رابطه با آن نمی‌پذیرد
