در مدیریت مالی شخصی، نرم افزار مدیریت هزینه ابزاری است که ورود و خروج پول را ثبت و دسته‌بندی می‌کند و نشان می‌دهد درآمد شما در طول ماه به کجا رفته است. کاری که انجام می‌دهد تبدیل یک حس کلی به عدد است. اکثر افراد آخر ماه فقط نتیجه را می‌بینند، یعنی موجودی حسابی که کمتر از انتظارشان است، و مسیری که پول طی کرده برایشان مشخص نیست.
پنج کاربرد اصلی نرم افزار مدیریت هزینه
این ابزارها پنج کار مشخص انجام می‌دهند:
- ثبت تراکنش‌ها، به‌طور دستی یا خودکار از طریق خواندن پیامک بانکی.
- دسته‌بندی هزینه‌ها در گروه‌هایی مانند خوراک، حمل‌ونقل، اجاره و تفریح.
- تعیین سقف بودجه برای هر دسته در ابتدای ماه.
- ارائه‌ی گزارش ماهانه و نمایش سهم هر دسته از کل هزینه.
- هشدار دادن در زمان عبور از سقف تعیین‌شده‌ی یک دسته.
از میان این پنج مورد، دسته‌بندی بیشترین ارزش را دارد. عدد کل هزینه‌ی ماه اطلاع تازه‌ای به شما نمی‌دهد، اما دیدن اینکه چه سهمی از درآمدتان صرف یک دسته‌ی مشخص شده، معمولاً همان چیزی است که تصمیم را عوض می‌کند.
سه نوع نرم افزار و تفاوت کاربردی آنها
نوع اول اپلیکیشن‌های موبایلی هستند که رایج‌ترین گزینه‌اند. مزیتشان دسترسی همیشگی و امکان ثبت هزینه در همان لحظه است و مزیت اپلیکیشن‌های ایرانی این حوزه، خواندن پیامک بانکی و ثبت خودکار تراکنش است.
نوع دوم نرم‌افزارهای دسکتاپ هستند که برای مدیریت مالی خانوار یا یک کسب‌وکار کوچک ساخته شده‌اند. گزارش‌های مفصل‌تری می‌دهند و امکان نگهداری سابقه‌ی چند ساله در آنها بیشتر است، اما چون همیشه همراه شما نیستند، ثبت لحظه‌ای هزینه در آنها انجام نمی‌شود.
نوع سوم ابزارهای مبتنی بر صفحه‌گسترده مانند گوگل شیت یا اکسل است. انعطاف کاملی دارند و می‌توانید ساختار را خودتان بچینید، اما ثبت هزینه در آنها کاملاً دستی است و همین موضوع احتمال رها کردنشان را بالا می‌برد.
چرا اکثر افراد بعد از دو هفته استفاده آن را رها می کنند؟
الگوی رایج این است که فرد با انگیزه شروع می‌کند، دو هفته هر هزینه را ثبت می‌کند و بعد چند روز فراموش می‌کند. وقتی برمی‌گردد، چند روز هزینه‌ی ثبت‌نشده جلوی رویش است و همان حجم کار عقب‌افتاده باعث می‌شود کلاً کنار بگذارد.
دلیل دوم رها شدن این است که خروجی کار برای فرد نتیجه‌ای ندارد. کسی که یک ماه هزینه‌هایش را ثبت می‌کند و در پایان فقط یک نمودار می‌بیند بدون آنکه تصمیمی از آن بگیرد، انگیزه‌ای برای ماه دوم ندارد.
سه ویژگی احتمال ماندگاری را بالا می‌برند. اول ثبت خودکار تراکنش که وابستگی به حافظه‌ی شما را حذف می‌کند. دوم تعداد کم دسته‌ها، چون تقسیم هزینه به بیست دسته در عمل رها می‌شود و پنج تا هفت دسته کافی است. سوم تعیین یک هدف مشخص از ابتدا، مثلاً کاهش سهم یک دسته‌ی معین در ماه بعد.
مدیریت هزینه هدف نیست، مقدمه است
نکته‌ای که در بیشتر مطالب این حوزه گفته نمی‌شود این است که کنترل هزینه به‌خودی‌خود نتیجه‌ای نمی‌سازد. خروجی واقعی آن ساختن یک مازاد ماهانه است، یعنی مبلغی که پس از همه‌ی هزینه‌ها باقی می‌ماند.
اما همین مازاد اگر بدون تصمیم بماند، در اقتصاد تورمی ارزشش را از دست می‌دهد. پولی که در حساب جاری نگه داشته می‌شود هر سال بخشی از قدرت خرید خود را می‌بازد و در تورم بالا این کاهش محسوس است.
بنابراین مسیر منطقی دو مرحله دارد. مرحله‌ی اول ساختن مازاد با کنترل هزینه است و مرحله‌ی دوم تصمیم‌گیری درباره‌ی مقصد آن مازاد، یعنی جایی که بتواند دست‌کم بخشی از تورم را جبران کند.
نرم افزار اختصاصی برای رصد بازارهای مالی
همان‌طور که برای مدیریت هزینه نرم‌افزار اختصاصی وجود دارد، برای رصد و معامله در بازارهای مالی هم نرم‌افزار اختصاصی ساخته شده است. رایج‌ترین آنها روی ویندوز نصب می‌شود و پس از نصب به حساب معاملاتی کاربر وصل می‌شود تا قیمت‌های لحظه‌ای بازارهای مالی روی همان نرم‌افزار نمایش داده شود. مسیر دانلود متاتریدر 5 هم همین است، یعنی نصب روی ویندوز و بعد اتصال به حساب معاملاتی.
تفاوت این دو دسته نرم‌افزار در کاری است که انجام می‌دهند. نرم‌افزار مدیریت هزینه گذشته را ثبت می‌کند و نرم‌افزار رصد بازار وضعیت فعلی قیمت‌ها را نشان می‌دهد. هر دو ابزار اطلاع‌رسانی هستند و هیچ‌کدام به‌جای شما تصمیم نمی‌گیرند.
نکاتی که پیش از نصب باید بررسی کنید
سه مورد را پیش از انتخاب هر نرم‌افزار مالی در نظر بگیرید.
- محل ذخیره‌ی اطلاعات، یعنی اینکه داده‌های شما روی دستگاه خودتان می‌ماند یا روی سرور شرکت سازنده.
- دسترسی‌هایی که نرم‌افزار درخواست می‌کند، چون یک ابزار مدیریت هزینه به مخاطبین یا موقعیت مکانی شما نیازی ندارد.
- امکان خروجی گرفتن از داده‌ها، تا اگر بعداً ابزار را عوض کردید سابقه‌تان از بین نرود.
آنچه هیچ نرم افزاری جای آن را نمی گیرد
هیچ نرم‌افزاری جای انضباط مالی را نمی‌گیرد. ابزار فقط وضعیت را نشان می‌دهد و تصمیم کاهش یک هزینه یا کنار گذاشتن بخشی از درآمد، تصمیم خود شما است.
نکته‌ی دوم این است که ثبت هزینه بدون بازبینی ماهانه، یک کار بی‌نتیجه است. ارزش این کار در همان نیم ساعتی است که در پایان ماه صرف نگاه کردن به گزارش و گرفتن یک تصمیم مشخص برای ماه بعد می‌کنید.
این مطلب صرفا جنبه تبلیغاتی داشته و فوت و فن هیچ مسئولیتی را در رابطه با آن نمی‌پذیرد
